Situações típicas demonstradas acima são:
01 Julgamentos bruscos feito sem relaççao a assuntos altamentes importantes;
02 Conversa telefônica que se estende em demasia;
03 Períodos de incessantes interrupções nos quais nada de significativo é feito;
04 Longo envolvimento em assuntos de pouca importância que poderiam ser delegados ou ingnorados;
05 Períodos de escravidão a burocracia, nos quais a papelada domina o dia;
06 Ausência de tempo para pensar e planejar;
A percepção de como você usa seu tempo implica num esforço de cronometrar suas
atividades diárias e registrar os resultados para análise.
Para ajudar a capturar seu dia como ele realmente é, siga estes passos:
Passo 01 Faça um quadro do tempo.
Use uma agenda, um caderno ou um bloco e anote de 30 em 30 minutos o que você esteve fazendo durante a meia hora que passou. Registre suas atividades por uma semana.
Todos os Cursos
Os três princípios gerenciais clássicos de administração do tempo.
1 Faça uma lista de tarefas que você precisa execultar diariamente e concentre-se nelas até que todas estejam execultadas;
2 Cuide primeiro dos assuntos importantes;
3 Distribua uniformimente sua carga de trabalho;
Como administrar melhor o seu tempo?
ORGANIZE UMA AGENDA DO TEMPO.
Para identificar com precisão como você ocupa o seu tempo, faça uma agenda,
dimensione exatamente o percentual de tempo utilizado em cada tipo de atividade. Pois não podemos controlar nosso tempo se não sabemos exatamente como o estamos utilizando.
Geralmente somos levados a achar que sabemos como utilizamos nosso tempo, mas nem sempre isso é verdade. O princípio básico para utilizar bem o tempo é priorizar as tarefas realmente importantes e que nos trazem maiores resultados, aquelas que sempre deixamos para executar depois das mais fáceis!
Aprenda a fazer do seu tempo o seu maior parçeiro
Avaliar a forma como utilizamos nosso tempo é o primeiro passo que devemos dar, e
após isso questionar: Os resultados seriam melhores se eu pasasse o meu tempo trabalhando em outra atividade? Como eu poderia executar as tarefas mais importantes com mais freqüência e eficiência?
Superando o adiamento
O adiamento provavelmente consumirá mais tempo no seu local de trabalho do que em qualquer outro lugar. Se você for uma pessoa que costuma adiar, a mudança de atitude para o Faça Agora será um elemento chave para ajudá-lo a identificar onde existe adiamento nos seus hábitos profissionais e a superá-lo.
Conclui-se, portanto, que assuntos importantes (os que têm vínculo com os objetivos) deverão sempre ter prioridade sobre assuntos meramente urgentes (os que pressionam pelo tempo), uma vez que atenção deixará pouco tempo para fazer o que realmente é importante.
3. Distribua uniformemente sua carga de trabalho.
Há quase 100 anos, Pareto questionou este conceito. O Princípio de Pareto postula que para qualquer número de itens, um pequeno número destes itens é muito mais importante do que o restante. Por exemplo, 20% dos clientes de uma companhia provavelmente são responsáveis por 80% das vendas, ao passo que 20% dos itens em estoque podem representar 80% do inventário. O Princípio de Pareto é uma prescrição de discriminação. Ele propõe dedicar mais atenção aos itens importantes e menos atenção aos itens de menor importância.
Conclui-se, portanto, que uma carga de trabalho uniforme, que trata de todas as tarefas da mesma maneira, não atende à necessidade do executivo. O esforço concentrado em poucos assuntos importantes é que abre o caminho para a produtividade gerencial.
Alguns passos para gerenciar seu tempo com maior eficácia
Mesmo com os três conceitos "furados" colocados em perspectiva, a questão permanece. Que regras poderão realmente ajudar-me a melhor administrar meu tempo? O primeiro passo para melhor administrar o tempo é determinar como é utilizado. A maioria as pessoas acha que sabe como ocupa seu tempo mas, comumente, quando os fatos são registrados num quadro de tempo, o resultado é surpreendente.
A maioria das pessoas reclama da falta de tempo que dispõe para suas atividades diárias devido à enorme carga de tarefas que tem para executar.
O que ocorre é que as pessoas quando aprendem em um curso acadêmico, ou mesmo
ingressam de alguma forma em uma função, profissão, são sempre instruídas sobre
“O que” fazer sendo ignorado o modo como se fazer o trabalho, principalmente aos detalhes que fazem o diferencial para se obter uma maior eficiência e eficácia. Não basta ser especialista no que se faz, é que preciso ter noções da melhor maneira de realizar o trabalho.
Você realmente sabe como usar seu tempo?
A primeira medida para melhorar a utilização do tempo e verificar como ele vem sendo empregado. Muitas pessoas imaginam que sabem como usar o tempo, mas, quando eles são registrados numa “tabela de tempo” o resultado é surpreendente para esses indivíduos.
Algumas situações comuns numa tabela de tempo:
--Decisões sobre assuntos importantes;
--Conversas telefônicas que se estendem demasiadamente;
--Períodos de interrupções constantes;
--Concentração em assuntos poucos importantes;
--Falta de tempo para pensar e planeja, ficando escravo da rotina;
--Períodos de grandes atividades concentrado ou fazendo atividades anteriores;
Para efetivamente avaliar a utilização do tempo, é necessário questionar o efetivo uso do mesmo.
Compartilhe
é flexível como massa para modelar. Ele pode ser pressionado, moldado, reformulado e dividido. Portanto, o trabalho deve sempre subordinar-se ao tempo disponível. Atacar com entusiasmo sua lista diária de itens a fazer não é suficiente. O tempo deve ser realisticamente programado para que as tarefas certas realmente sejam feitas.
2. Cuide primeiro dos assuntos urgentes.
Se é urgente, deve ser importante, certo? Errado! Quem é que diz que o assunto é urgente? É você, seu chefe, sua secretária, um cliente, um empregado, um vizinho? Urgente implica em necessidade de atenção imediata. Mas quem está exigindo atenção imediata? Como a tarefa em questão se relaciona com os objetivos a serem atingidos? Na realidade, existe um relacionamento matricial entre assuntos urgentes e importantes. Esta correlação pode ser simplesmente citada como: "Assuntos urgentes podem ser importantes, mas não necessariamente."
O fato é que todo mundo já utilizou estas técnicas freqüentemente com algum grau de sucesso. No entanto, renomados experts como Peter Drucker, Merrill Douglass e o filósofo do século XX, Vilfredo Pareto, afirmam que elas precisam ser descartadas a fim de abrir caminho para métodos mais eficazes.
Aparentemente, as regras são boas. Cada uma delas, entretanto, contém aspectos
negativos. Analisemos em separado estas diretrizes para descobrirmos por que elas precisam ser riscadas do livro de regras gerenciais.
1. Faça uma lista das tarefas que você precisa executar diariamente e concentre-senelas até que todas estejam executadas.
O que há de errado nisto? Uma porção de coisas. Conforme Drucker aponta, é preciso equilibrar o trabalho com o tempo. Lembre-se que o tempo é imutável, ao passo que o trabalho
Copyright 2009 - 2013 - Todos os direitos reservados
A maioria das pessoas é muito inteligente, até mesmo engenhosa, no que diz respeito a adiar as coisas. "Eu não tenho muito tempo" é uma desculpa comum. "Eu acho que eles disseram que não estariam aqui hoje, então eu não liguei." "Não é tão importante." A lista e motivos pelos quais uma tarefa não pode ser concluída é interminável.
Seja tão esperto para concluir as coisas quanto o é para adiá-las. Insista até encontrar a solução para cada problema sem adiá-lo. É aí que você deve concentrar o poder de sua mente, e não em desculpas inteligentes.
As oito maneiras de superar o adiamento:
1) Faça agora e fará uma vez somente: Não fique lendo e relendo para fazer uma ação. Leia e aja.
2) Clareie a sua mente: Não postergue nada. Programe o que você vai fazer e realmente faça ou esqueça o que você não vai fazer.
3) Resolva os problemas enquanto eles são pequenos: Caso contrário seus problemas crescerão e consumirão mais tempo.
4) Diminua as interrupções desnecessárias: Isso o ajudará a ser mais produtivo.
5) Coloque os atrasos em dia: Os trabalhos atrasados criam o seu próprio trabalho extra.
6) Comece a operar visando o futuro e não o passado: Trabalhe sempre de forma preventiva, antecipando-se.
7) Pare de se preocupar: O grande dano do adiamento é o cansaço mental e psíquico que isso causa.
8) Agora sinta-se melhor em relação a si mesmo: A conclusão de tarefas evita o estresse e a ansiedade e traz mais autoconfiança e auto-respeito.
Esqueça lembrando
A maioria das pessoas tem certo orgulho da sua capacidade de se lembrar de "tudo" o que deve ser feito. É um jogo mental que fazem. Embora possam ter sido bem-sucedidas em uma certa época, o ritmo atual do trabalho e da vida particular e o volume de atividades com as quais devemos estar em dia aumentaram tanto que é impraticável estar por dentro de mil coisas
a fazer. Essa preocupação constante de tudo o que precisa fazer, lembrar-se de tudo, simplesmente lhe sobrecarregam, principalmente porque acaba se lembrando de "tudo" nos momentos menos interessantes.